ISO9001体系建立之4：手册的编制

1、质量手册的功能
质量手册一般有以下功能或目的：
（1）宣贯组织的质量方针、程序和要求；
（2）描述和实施有效的质量体系；
（3）提供更好的控制方法，促进质量保证活动；
（4）提供质量体系审核的文件依据；
（5）情况改变时，保证质量体系及其要求的连续性；
（6）按质量体系要求和相应的方法培训人员；
（7）对外介绍本组织的质量体系；
（8）在合同环境下，证明质量体系符合相应的标准。
分析上述八项功能可看出，前面六项属于本组织质量管理活动的需要，其中最主要的是第1、2两项，即通过宣传、贯彻本组织的质量方针、程序和要求来实施有效的质量体系。其中第5项“情况变化”是指该组织的主要领导者或质量系统负责人变动时，组织的质量体系仍将按质量手册的规定运行。特别是那些获准质量体系认证的组织，他们的质量手册是在认证机构备案受控的，重要的变化必须取得质量体系认证机构的批准。从而保证了质量体系运行的连续性。改变了过去那种质量体系常因管理人员的变动而变动的“人治”状况，逐步走向“法治”。
2、质量手册的特性
对于一本内外兼用完整的质量手册来说应具备以下特性：
（1）指令性；
（2）系统性；
（3）协调性；不仅是手册本身各部分部分协调而且手册与有关质量体系程序、作业文件、表格均应做到协调；
（4）科学性：主要表现在遵循质量环的原理，符合GB/T19000-ISO9000族标准的要素；
（5）可行性：指在符合相应质量体系标准要求的前提下，结合本组织的具体情况，使手册作出的规定逐条落实，贯彻执行，有的组织强调本组织基础差、条件不具备，在手册中把某采用的体系标准中规定的要求进行删减或降低要求则是不恰当的。
（6）规范性：即将质量手册（包括程序文件）纳入本组织的标准化管理，而不作为一般行文件管理，这有利于手册的保管、查询、更改、换版等方面的管理与控制。
3、质量手册的编写方法
质量手册的编写可按以下程序进行：
1）成立组织
一旦本组织的决策者作出编写质量手册的决定后，一般应成立以下组织：
①质量手册编写领导小组由本组织的最高管理者（总经理、厂长或所长）的代表、各有关业务部门主管领导、手册编写办公室负责人参加。负责质量手册编写的指导思想，质量方针、目标，手册的整体框架的编写进度计划，手册编写中重大事项的确定和协调。
②质量手册编写办公室一般由质量管理部门为基础，吸收各有关职能部门的适当人员组成。负责手册的具体编写工作。
（2）明确或制定质量方针
质量手册的一个基本任务就是阐述质量方针及其贯彻。所以编制质量手册的前提即是明确（对于已有质量方针且经质量手册编写领导小组审议认为适合明确写入手册的组织）或制定（原来没有质量方针或虽有质量方针经审议需重新制定的组织）本组织的质量方针。质量工程师
（3）学习GB/Tl9000-ISO9000族标准
首先是组织的管理者、质量手册编写领导小组、质量手册编写办公室的人员要深入学习，较系统、全面地掌握上述标准。
（4）总结本组织前一段开展质量管理的经验。明确有哪些经验与成效，有哪些教训与差距。
（5）对比分析
将GB/T19000-ISO9000族标准的要求与本组织质量管理的经验、教训相对照，把符合标准或基本符合标准的做法及其规章、制度、经过必要的修改、补充，纳入到编制的质量手册或程序文件中去。
（6）落实质量职能
把采用的质量体系模式标准中规定的职能，具体落实到各职能部门。有些要素涉及到多个部门，应确定哪个部门是主办单位，哪个部门是配合单位。在落实职能过程中必须明确建立符合国际标准要求的质量体系是全公司（厂）各个部门、单位的共同职责，不应看成是质量部门一家的事，从而把很多应当由其它职能部门承担的要素或分要素都推到质量部门来负责。这是当前编写手册落实质量职能时一个值得重视的偏向。
（7）编写质量手册草案
实际工作中首先由手册编写办公室提出一份手册编写的框架（包括颁发令、前言、目次、手册正文、手册管理使用规定、支持性文件目录的具体编写提纲、分工、进度等）经手册编写领导小组同意后，分工编制，办公室组织集体讨论、协调，经过几次讨论修改，形成草案。在草案编写过程中，遇到难以解决的问题，如请示主管领导能较快解决的应及时汇报解决；有些重大的涉及面较广的复杂问题，也可集中在一起，提请手册领导小组审查手册草案时解决。
（8）质量手册的审定、批准和颁发
①质量手册的审定
质量手册全部内容编写完成后，应经编写办公室人员内部校对并签字后提交本组织质量手册编写领导小组审定，最后由本组织最高管理者批准。
在质量手册的审定和批准时应着重考虑以下内容：
a．质量手册对采用的国家标准和相应国际标准的符合程度；
b．质量手册对有关政策法令的符合程度；
c．质量手册对实现既定的质量方针、质量目标和顾客的质量要求的保证水平；
d．质量手册的系统性、协调性、可行性及规范性。
②质量手册的发布
质量手册的发布通常是采用由组织的最高管理者签署发布令的方式来实施。
组织的最高管理者签署质量手册的发布令，表示手册是全组织的法规性重要文件，全体人员应当严格遵照执行；另一方面也表明了组织的最高管理者对质量责任的承诺。